Doküman Arşivi Yönetiminin Sağladığı Yararlar

Geçmiş yıllarda kağıt ortamında bulunan evraklar dolap-raf düzenleri ile düzenlenir ve konularına göre sıralanırdı. Şayet siz de zamandan, kırtasiye masraflarından, depolamadan vb. tüm detaylardan kolaylık sağlamak ve dilediğiniz evrakı tek bir tık ile incelemek istiyorsanız https://www.g-gsoft.com.tr/tr/dokuman-yonetimi/ adresi üzerinden firmamız ile iletişime geçerek taleplerinizi yetkililerimize aktarabilirsiniz. Ancak dosyalamanın düzenli yapılmadığı durumlarda evrak kayıpları meydana gelirdi. Ayrıca farklı departmanlar tarafından ödünç alınan evrakların geri getirilip getirilmediği, firma içi ve dışı yazışmaların takibi vb. zor olurdu. Teknolojinin gelişmesi ile birlikte doküman arşiv sistemi de dijital ortamda oluşturulmaya başladı.
Bu sistem ile;

• Dokümanların oluşması ve saklanması birer maliyet oluşturmaktadır. Firmalar bu maliyetten kurtulmuş olurlar.
• Saklanan belgeye web ortamında kolayca ulaşılmaktadır. Bu da aslında belgeni yönetilen bir evrak olmasına yardımcı olmaktadır.
• Belgelere erişim noktasında güvenlik sağlanır. Ödünç alınan evrakların iadesinin yapılıp
• yapılmadığı, evrak üzerinde kimlerin işlem yaptığı görülür.
• Zamandan tasarruf sağlanırken iş hacmi de düşer, ayrıca firmalar kırtasiy giderlerinden
• tasarruf etmiş olur.

Doküman Arşivi Nedir?

Geçmişte veri tabanlarının kısıtlı saklama alanları nedeniyle depolanabilecek belge miktarı da düşükken bu gün oluşturulan elektronik doküman arşiv sistemi ile her türlü bilgi ve belge kolayca saklanabilmekte ve daha sonra yine zahmetsizce bu belgelere ulaşılabilmektedir. Bu sayede günlük iş akışı da sorunsuz bir hal almıştır.